Trong hành trình của mỗi doanh nghiệp, việc quản lý mua sắm và giao nhận hàng hóa đôi khi có thể trở nên lộn xộn và khó khăn. Để giải quyết điều này, Purchase Order (PO) không chỉ xuất hiện như một tài liệu đơn giản mà còn là một công cụ quản lý mạnh mẽ. PO không chỉ đơn thuần là đơn đặt hàng, mà còn là bí quyết để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm, kiểm soát chi phí, và tăng cường minh bạch trong giao dịch.
Mời quý độc giả cùng Digizone tìm hiểu về khái niệm PO là gì và hướng dẫn sử dụng PO hiệu quả qua những chia sẻ sau.
PO là gì?
Purchase Order (PO) là một tài liệu chính trong quá trình mua sắm và giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ giữa người mua và người bán. Được coi là một hợp đồng mua bán, PO chứa các thông tin chi tiết về đơn hàng như mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, số lượng, điều kiện thanh toán, và thông tin về địa chỉ giao hàng.
PO đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và ghi chép các chi tiết giao dịch, tạo nền tảng cho quản lý chặt chẽ và minh bạch trong quá trình mua sắm.
Nội dung chính của PO
Để đảm bảo sự minh bạch, dễ hiểu, và đầy đủ thông tin cần thiết trong quá trình đặt hàng và mua sắm, một Purchase Order (PO) sẽ bao gồm những yếu tố cơ bản sau:
- Số PO: Định danh duy nhất cho từng đơn hàng, giúp theo dõi và quản lý một cách hiệu quả.
- Ngày lập PO: Thời điểm xác định khi đơn hàng được tạo ra, quan trọng cho việc theo dõi thời gian và quản lý thời gian giao hàng.
- Người bán/ người mua – tên và thông tin liên hệ: Xác định rõ người bán và người mua, bao gồm tên và thông tin liên hệ chi tiết.
- PIC (Person in Charge): Người chịu trách nhiệm và quản lý đơn hàng từ phía mua hoặc bán.
- Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm: Thông tin chi tiết về mặt hàng hoặc sản phẩm được đặt mua.
- Số lượng hàng hóa/ sản phẩm: Số lượng cụ thể của từng mặt hàng hoặc sản phẩm.
- Thông số kỹ thuật của sản phẩm: Những yêu cầu kỹ thuật đặc biệt nếu có, đảm bảo sự chính xác của sản phẩm.
- Đơn giá: Giá của mỗi đơn vị hàng hoặc sản phẩm.
- Tổng giá trị hợp đồng: Tổng giá trị của toàn bộ đơn hàng, bao gồm cả giá sản phẩm và các chi phí khác nếu có.
- Điều khoản thanh toán: Thời gian và điều kiện thanh toán được thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
- Điều kiện giao hàng: Thời gian và cách thức giao hàng được xác định một cách rõ ràng.
- Các điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…: Những điều kiện đặc biệt hoặc ưu đãi khác được thể hiện trong PO.
- Chữ ký của bên mua và bên bán: Xác nhận sự đồng thuận và cam kết từ cả bên mua và bên bán, đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng.
Mỗi yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một PO chi tiết và đầy đủ, tạo ra cơ sở hạ tầng chắc chắn cho quá trình mua sắm và giao nhận hàng.
Phân biệt PO và Invoice
| Đặc Điểm | Purchase Order (PO) | Invoice |
|---|---|---|
| Mục Đích | Đặt hàng và xác nhận điều kiện mua bán. | Gửi thông báo về việc thanh toán sau khi giao dịch hoàn tất. |
| Thời Điểm Xuất Hiện | Trước khi hàng hoá được giao. | Sau khi hàng hoá hoặc dịch vụ được cung cấp. |
| Nội Dung | Chi tiết đơn hàng, mô tả sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán. | Thông tin về số lượng thực tế đã giao, giá cả, tổng giá trị, và điều kiện thanh toán. |
| Mục Đích Chính | Xác nhận và chốt đơn đặt hàng. | Xác nhận số lượng và giá trị thực tế của hàng hoá hoặc dịch vụ đã cung cấp. |
| Liên Quan Đến Than Toán | Liên quan đến việc đặt hàng và điều kiện thanh toán. | Liên quan đến việc thông báo về việc thanh toán và số tiền cần thanh toán. |
| Chức Năng | Tạo cơ sở hợp đồng và hướng dẫn về việc giao nhận hàng hoá hoặc dịch vụ. | Chứng thực số lượng và giá trị của hàng hoá hoặc dịch vụ đã được cung cấp. |
Sự phân biệt giữa Purchase Order và Invoice rõ ràng qua các đặc điểm về thời điểm xuất hiện, mục đích, nội dung, và chức năng của mỗi tài liệu. Purchase Order là văn bản xác nhận đơn đặt hàng trước khi hàng hoá được giao, trong khi Invoice là thông báo về việc thanh toán sau khi giao dịch đã hoàn tất.
Hướng dẫn sử dụng PO
Quy trình sử dụng và tạo PO thường diễn ra theo các bước sau:
Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua hàng
Bước đầu tiên, bên mua hàng cần tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ nào cho doanh nghiệp của mình. Khi đã có quyết định, bên mua hàng sẽ tiến hành lập PO.
Bước 2: Bên mua hàng lập PO
PO là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. PO cần bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của người mua và nhà cung cấp
- Số PO
- Ngày PO
- Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ
- Số lượng
- Giá cả
- Điều khoản thanh toán
- Điều khoản giao hàng
Bước 3: Bên bán hàng xác nhận PO
Khi nhận được PO, bên bán hàng sẽ xác nhận với bên mua hàng xem có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì PO sẽ bị hủy.
Bước 4: Bên bán hàng chuẩn bị hàng hóa
Nếu bên bán xác nhận thực hiện giao dịch, bên bán sẽ chuẩn bị hàng hóa dựa trên lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
Bước 5: Bên bán hàng vận chuyển hàng hóa
Sau khi đã sản xuất đủ số lượng hàng hóa, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn
Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
Bước 7: Bên mua hàng thanh toán
Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng hóa sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.
Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?
Để quản lý PO một cách hiệu quả, hạn chế rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp phải chú ý các điểm sau:
– Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Những hồ sơ của doanh nghiệp cần đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận, hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể quản lý và lựa chọn nhà cung cấp một cách chính xác nhất.
– Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm, dịch vụ.
– Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chặt chẽ vấn đề chi phí, ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Việc triển khai hệ thống phê duyệt có thể giúp bạn ngăn ngừa việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn hàng trùng lặp được đặt cho một sản phẩm.
– Đưa ra những đề mục cần kiểm tra để đánh giá chất lượng, duy trì dữ liệu các đơn hàng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót và đảm bảo các chi tiết đều được điền chính xác, kể cả: số lượng mua, giá cả, chi tiết vận chuyển,…
– Quản lý hồ sơ & tài liệu để đảm bảo cho quá trình kiểm toán, hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đảm bảo tính riêng tư của các chứng từ.
– Làm rõ quy trình hủy đơn. Khi PO bị hủy, doanh nghiệp phải đưa ra một văn bản chính thức, bao gồm các thông tin liên quan cũng chữ ký. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng các tài liệu liên quan.
Kết luận
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc hiểu rõ và áp dụng chính xác Purchase Order (PO) không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình mua sắm và quản lý tài chính. PO không chỉ là một tài liệu đặt hàng, mà còn là công cụ quản lý mà mọi doanh nghiệp nên sử dụng một cách chặt chẽ.
Theo dõi Digizone để cập nhật tin tức hữu ích bạn nha!
—
Công Ty TNHH Truyền Thông Digizone Việt Nam
